8.1.
Правила набора текстовых документов
<<Назад
|
Содержание
| Далее>>
1.
Знаки препинания . , : ; … пишутся слитно с
предшествующим и раздельно со следующим словом. Иначе возможен
перенос одиночного знака препинания в начало строки.
Правильно |
Не правильно |
Процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска
и распространения информации. |
Процессы сбора , обработки
, накопления , хранения , поиска и распространения
информации . |
2.
Скобки и кавычки “прилепляются” к заключенному в них
тексту. Иначе возможен перенос отдельной скобки или кавычки в
начало строки, или, наоборот, одиночная скобка или кавычка могут
остаться в конце строки.
Правильно |
Не правильно |
Эта информация будет храниться на одном из персональных
компьютеров в локальной (ведомственной) сети. |
Эта информация будет храниться на одном из персональных
компьютеров в локальной ( ведомственной
)
сети. |
3.
Сокращения типа: И. С. Тургенев, г. Санкт-Петербург,
2002 г. в тексте правильно писать через неразрывный пробел <Ctrl><Shift><Пробел>,
чтобы исключить перенос отдельных частей сокращений на другую
строку.
4.
Следует различать и правильно употреблять символы тире и
дефис.
§
Дефис заменяет символ в слове, и по этой причине
не отделяется пробелами. Например: “человек-амфибия”.
§
Тире заменяет слово в предложении, и поэтому
отделяется пробелами с двух сторон. Например: “Хлеб – всему
голова”.
5.
Не следует самостоятельно вставлять в слова символ
переноса (дефис), для того чтобы часть слова перенеслась на
следующую строку. При необходимости можно разрешить в данном
документе перенос слов по слогам, изменив настройки в пункте
меню: Сервис/ Язык/ Расстановка переносов.
6.
При работе в MS Word не
возникает необходимости ставить подряд более одного символа
“пробел” (‘ ’) и символа “конец абзаца” (<Enter>).
§
Выравнивания абзацев (по центру, вправо, влево, по
ширине), отступы “красной строки”, отступы абзаца от полей
страницы на определенную величину, отступы между абзацами (в том
числе, когда абзац является заголовком) и межстрочное расстояние
устанавливаются стандартными средствами MS
Word. См. пункт меню Формат/ Абзац.
§
Разнесение текста в несколько колонок – Формат/
Колонки.
§
Начало следующего текста с новой страницы –
Вставка/ Разрыв/ Новую страницу или сочетание клавиш
<Ctrl><Enter>.
7.
Никогда не следует ставить символ “конец абзаца”
(<Enter>) внутри одного логического абзаца. Если необходимо
принудительно разбить строку, используйте символ “разрыв строки”
(<Shift><Enter>).
8.
В списках не следует расставлять нумерацию вручную. При
необходимости используйте возможности:
§
пропустить нумерацию (отжать кнопку нумерации на
панели инструментов);
§
начать нумерацию с определенного значения,
изменить тип и вид списка (Формат/ Список);
|
Рис. 50. Пиктограммы “Уменьшить отступ” и “Увеличить
отступ” на панели инструментов. |
§
изменить уровень пункта в иерархическом списке
(кнопки: Увеличить отступ и Уменьшить отступ на
стандартной панели инструментов.)
9.
Нумерация страниц в документе расставляется автоматически
(Вставка/ Номера страниц).
§
Опционально можно запретить выставление номера на
первой странице текущего раздела.
§
Чтобы начать нумерацию страниц текущего раздела с
определенного номера, в пункте меню Вставка/ Номера
страниц используйте кнопку Формат…
10.
Для того чтобы вставить в текст сноски используйте пункт
меню Вставка/ Сноски.
11.
Символ ‘.’ (точка) в конце заголовков не ставится.
12.
Для того чтобы автоматически сформировать оглавление
документа используйте разметку документа стилями. См.
ниже.
13.
Таблицы чаще, чем другие части документа, подвергаются
переформатированию, в частности, изменению ширины столбцов.
Чтобы не возникало проблем при переформатировании таблиц,
следует соблюдать следующие правила:
§
Каждый отдельный элемент таблицы должен вводиться
в соответствующую ему отдельную ячейку.
Правильно |
Не правильно |
Рис. 51. Форматирование таблиц.
|
Рис. 52. Варианты установки границ ячеек в таблице. |
§
Границы ячеек таблицы можно частично или
полностью не отображать при печати документа.
§
Если элементами ячеек являются числовые данные, то
правильнее выравнивать содержимое таких ячеек вправо, для того,
чтобы сразу был виден порядок числа. При этом количество знаков
после запятой должно быть одним и тем же.
|
Рис. 53. Варианты выравнивания текста в ячейке таблицы. |
§
Выравнивание по вертикали в ячейках таблицы
выполняется без использования символа “Конец абзаца” (<Enter>).
См. пункт контекстного меню Выравнивание в ячейке (щелчок
правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте таблицы).
§
При необходимости (в сложных шапках) используйте
объединение ячеек.
Таблица/ Объединить ячейки.
|